Décembre 2022
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11 conseils de visioconférence professionnels

 

11 conseils de visioconférence professionnels

La vidéoconférence est devenue une activité quotidienne pour de nombreux hommes d'affaires, mais ce n'est pas parce que nous le faisons beaucoup que nous le faisons bien. Considérez votre dernière réunion virtuelle ; à quel point les participants étaient-ils professionnels ? Y avait-il ce type avec un filtre d'arrière-plan le faisant sembler flotter dans l'espace ? S'il y avait plusieurs participants, est-ce que certains de ceux qui ne contribuaient pas avaient l'air ennuyés ? Regardaient-ils le téléphone, la pièce à l'arrière-plan était-elle en désordre ?

Voici un rappel de l'étiquette de la visioconférence qui aborde bon nombre des pièges inhérents à cette communication d'entreprise relativement nouvelle.

1. Ordres du jour

Lorsqu'il n'y a pas d'ordre du jour ( avec des limites de temps pour chaque point ), les réunions prennent des tangentes inattendues et peu de choses sont réalisées. Un ordre du jour aide les participants à se concentrer et à rester sur la bonne voie.

2. Informations préalables à la réunion

Fournissez des informations à l'avance et demandez à toutes les personnes présentes de revoir le matériel avant la réunion. Faites-le et vous ne perdrez pas de temps à informer tout le monde au début de la session.

3. Heures de réunion

Voici une petite astuce qui encourage les gens à être à l'heure. Au lieu de fixer une réunion à 10h00, réglez-la à quelque chose comme 10h12. Une heure de réunion impaire est plus mémorable et s'est avérée efficace pour améliorer le chronométrage des retardataires chroniques.

Être ponctuel ; utilisez un rappel de calendrier pour vous alerter dix minutes avant le début d'une réunion.

4. Arrière-plans

Ces arrière-plans virtuels Zoom sont mignons mais pas professionnels. Nous nous sommes tous assis à regarder quelqu'un flotter hors de l'espace, puis il y a l'histoire de l'avocat du Texas qui a accidentellement laissé son filtre pour chat allumé lors d'un appel Zoom lors d'une audience au tribunal. Les filtres sont également instables. Vous constaterez peut-être que l'écran vert se décompose lorsque vous vous déplacez, révélant des aperçus de la pièce derrière vous.

L'approche la plus professionnelle consiste à positionner votre ordinateur de sorte qu'il y ait un mur uni derrière vous ou une bibliothèque. Cependant, assurez-vous qu'il n'y a pas de livres ou d'articles inappropriés sur les étagères. Cela a été la chute de nombreux cadres et journalistes !

5. Habillez-vous professionnellement

Cela dépend de la réunion, mais le travail à domicile n'est pas une excuse pour s'habiller comme un clochard. Assez déjà avec les pantalons de survêtement.

6. Transition vers l'appel

Prenez quelques secondes avant l'appel pour vous concentrer sur la réunion. Trop souvent, les gens travaillent sur autre chose alors que d'autres se joignent à la discussion. Imaginez cela lors d'une réunion en personne où vous entrez dans le bureau de quelqu'un, et ils vous ignorent tout en traitant d'autre chose. Ce n'est pas poli, et il en va de même pour une visioconférence.

7. Le bouton muet redouté

Soyez conscient de ce bouton important. Il existe des légions d'histoires en ligne sur ce que les gens ont entendu lors d'un appel lorsque l'un des participants pensait qu'ils étaient en sourdine dont certains ne sont pas jolis.

8. Éclairage

Assurez-vous que l'éclairage est suffisant. Rien n'est pire que d'être à peine capable de voir quelqu'un lors d'une réunion. Envisagez l'achat d'un anneau lumineux de visioconférence. Ces articles peu coûteux peuvent être attachés à un ordinateur portable, et d'autres ont des supports. Vous pouvez les commander en ligne pour moins de 25,00 $.

9. Méfiez-vous de la caméra

N'oubliez pas que vous êtes devant la caméra ! Si vous décidez de ne pas porter de pantalon parce que vous êtes à la maison et que les gens ne peuvent voir que votre moitié supérieure, cela peut être acceptable. Mais, si vous oubliez et vous levez pour faire quelque chose, ou si la réunion se termine et que tout le monde n'a pas signé, votre image professionnelle en souffrira.

10. Regardez la caméra

L'une des choses tristes à propos des réunions virtuelles est qu'elles manquent de connexion personnelle. Dans la vraie vie, nous réagissons aux signaux sociaux ; on regarde les gens dans les yeux, on gesticule et on se concentre sur eux quand ils parlent. Faites de votre mieux pour regarder la caméra comme si c'était le visage de la personne ou des personnes. Une chose qui rend cela difficile, c'est lorsque la fenêtre affichant votre propre image est ouverte. Il est trop tentant de continuer à se regarder. Fermez-le et vous pourrez vous concentrer davantage sur les autres participants. Heck, vous savez à quoi vous ressemblez !

11. Fermez tous les programmes inutiles

Que vous partagiez ou non votre écran pendant la réunion, fermez tous les programmes pour éviter toute distraction. Si vous allez partager votre écran, c'est très important car vous ne voulez peut-être pas que les gens voient que vous avez recherché sur Google quelque chose de privé qui ne correspond pas à votre position. Fermez votre navigateur de messagerie et mettez votre téléphone en mode silencieux. Avez-vous déjà remarqué qu'avec un groupe plus important, le téléphone de quelqu'un sonne et que tout le monde baisse les yeux pour voir si c'est lui ?

***

Suivez les étapes simples ci-dessus, et non seulement vous ferez passer votre visioconférence au niveau supérieur, mais les personnes que vous rencontrerez remarqueront votre professionnalisme.

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11 conseils de visioconférence professionnels

 

Visioconférence : The Blooper Reel

Dans le premier article de ce mois-ci, nous avons parlé de la façon d'améliorer votre jeu lors de la visioconférence. Comment être plus professionnel, mieux préparé, plus efficace. Il nous est donc venu à l'esprit que mettre en évidence certaines catastrophes et faux pas remarquables de vidéoconférence présentés dans les médias sociaux serait amusant et illustratif. Beaucoup apparaissent sous forme de vidéos, certains sous forme de Tweets et d'autres dans des articles.

  • Soyez prudent lorsque vous planifiez une réunion virtuelle pour avertir les autres personnes de votre foyer que vous serez en direct sur un appel à une heure précise. Une jeune femme n'a pas réussi à le faire, et son mari s'est égaré dans la vue de la caméra pendant son appel d'affaires portant juste ses ‘ serrés-blancs ‘. Une fois qu'il s'est rendu compte qu'il était filmé, il a essayé de s'enfuir mais a couru droit dans une porte fermée et est tombé au sol, étourdi. Ce n'était pas l'impression que la jeune femme d'affaires espérait faire.
  • Dans une situation similaire, une femme a couru nue de sa salle de bain pour aller chercher une serviette dans son armoire à linge. Malheureusement, elle a dû passer la porte ouverte de son mari, où, à son insu, il était en conférence téléphonique avec quatre collègues. Le prochain événement social de l'entreprise du mari était un peu embarrassant.
  • Parfois, il faut plus que faire savoir aux gens que vous serez en communication. Comme la femme travaillant à domicile et en visite de vente dont la jeune fille était sur la table de leur salle à manger en train de danser en arrière-plan. Ou le jeune enfant qui se promenait devant l'écran vert en demandant des cookies. Ne présumez pas que vous ne serez pas dérangé ; planifier pour cela.
  • Les appels impliquant de grands groupes peuvent être dangereux parce qu'il y a un sentiment d'anonymat, surtout si quelqu'un est plus un observateur qu'un participant. Une autre vidéo classique sur les réseaux sociaux montre une femme qui a coupé son son mais a oublié d'éteindre sa vidéo, répondant à un appel de la nature, qu'une douzaine d'autres personnes à l'appel pourraient regarder. Dans le même ordre d'idées, un politicien canadien a eu des ennuis pour avoir fait quelque chose de similaire lors d'une réunion d'affaires officielle du gouvernement. Dans son cas, il a fait l'actualité nationale.
  • Ce que vous portez compte. Une vidéo hilarante montre un homme se lever pour prendre un café, seulement pour montrer qu'il ne porte pas de pantalon. Ce qui a rendu cet exemple bien pire, c'est qu'il a mis ses mains dans ses sous-vêtements pour se gratter les fesses. Il avait coupé son audio, alors un collègue a dû l'appeler par téléphone pour lui dire ce qu'ils pouvaient le voir. Le regard paniqué sur son visage quand il a reçu l'appel et s'est enfui de la pièce était classique.
  • Il y a une vidéo classique d'une audience au tribunal où l'un des avocats a accidentellement, et sans s'en rendre compte, activé un filtre, le transformant en chat. Le juge le lui fait remarquer et l'avocat essaie de retirer le filtre. Il a assuré au juge que c'était lui derrière le masque félin, mais le juge n'a pas été amusé.
  • Beaucoup de gens ne pensent pas qu'ils sont ‘ en direct ’ avant le début de la réunion, ce qui explique pourquoi plusieurs des premiers participants se sont assis et ont regardé quelqu'un passer la soie dentaire en attendant le début d'une session Zoom. Il en est de même pour la fin de réunion. La réunion n'est pas terminée tant que vous ne vous êtes pas déconnecté, comme l'a découvert l'homme qui s'est levé après une importante réunion d'affaires pour révéler son caleçon coloré lorsque son patron l'a appelé.
  • Enfin, concentrez-vous sur la réunion, ou vous pourriez vous retrouver en eau profonde. Par exemple, c'est le défi auquel un homme d'affaires a été confronté lorsqu'il a décidé de participer à une visioconférence en conduisant. Pour sa défense, il était avant tout un observateur écoutant la réunion. Malheureusement, lorsqu'il a crié à un conducteur, « Ce n'est pas une autoroute > mott vulgaire < ! l'audio de son téléphone n'était pas coupé. »

Nous espérons que ces exemples vous ont fait sourire et vous ont aidé à éviter de faire partie du bêtisier de quelqu'un. Plus sérieusement, ils montrent à quel point il est facile de tomber dans le décorum de la visioconférence et de perdre sa crédibilité auprès des clients, des collègues et de votre patron.

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Coin de l'entraîneur - Prenez l'habitude d'être monotâche et non multitâche

Dans Les six mensonges entre vous et le succès, comme indiqué dans le livre de Gary Keller The One Thing, le multitâche est le deuxième mensonge des six. Il conclut que :

  • La distraction est naturelle
  • Le multitâche vous pèse
  • La distraction compromet les résultats

Le conseil de Keller est de se concentrer sur la seule chose importante, et que le multitâche est préjudiciable à cet objectif. David Levitin, un psychologue cognitif, neuroscientifique et auteur américano-canadien, a déclaré : « Ce qu'il s'avère, c'est que nous pensons que nous sommes multitâches, mais ce n'est pas le cas. ensuite très, très rapidement, nous donnant l'illusion que ce que nous faisons, c'est faire toutes ces choses à la fois. »

Il poursuit : « Le multitâche crée une boucle de rétroaction dopaminergique, récompensant efficacement le cerveau pour sa perte de concentration et sa recherche constante de stimulation externe. » Ces deux experts affirment clairement que le multitâche n'est pas la façon de devenir plus productif.

Le multitâche est un sous-produit de la distraction et inhibe généralement la productivité. La productivité est une question d'accomplissement, pas de degré d'activité ou d'efficacité. L'activité peut nous faire sentir que nous sommes productifs alors qu'en fait, nous ressentons l'effet de la dopamine.

Le Productivity Project de Chris Bailey soutient l'idée que le multitâche est inefficace et inefficace pour atteindre les objectifs. Il utilise le terme de tâche unique et met les gens au défi de poursuivre l'habitude de se concentrer sur une chose à la fois. Comme les distractions sont naturelles et conduisent au multitâche, Bailey promeut l'idée de sortir de la pratique du multitâche et de prendre l'habitude de la monotâche. Il suggère de consacrer de courtes périodes à se concentrer activement sur une tâche ou une activité spécifique et d'augmenter progressivement le temps passé.

En consacrant et en concentrant notre temps sur une activité, nous accomplissons plus en moins de temps car les interruptions et les détournements font perdre du temps. En combinant une tâche unique avec une concentration sur les activités et les objectifs essentiels, nous devenons plus productifs et éprouvons une plus grande satisfaction avec nos résultats quotidiens.

Quelle est la chose sur laquelle vous allez vous concentrer ? En vous posant cette question quotidiennement et en vous assurant d'y consacrer suffisamment de temps, vous êtes sur la bonne voie pour faire de la monotâche une habitude productive dans votre vie professionnelle.

Paul Abra, Coach Exécutif Certifié, Coaching Motivé et Développement

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