Si vous avez déjà regardé une émission de télé-réalité sur la cuisine mettant en vedette des chefs amateurs ( ou des professionnels d'ailleurs ), vous aurez remarqué que même lorsqu'ils sont prévenus à l'avance de ce qu'ils vont cuisiner dans l'émission et qu'ils ont eu l'occasion de pratiquer le plat à la maison, ils manquent presque toujours de temps. Assis sur votre canapé, vous secouez la tête : ils auraient sûrement dû savoir que cela prendrait plus de temps ?

Manquer de temps et manquer une échéance ou un syndrome de rendez-vous est si courant qu'il porte le nom de « planning fallacy ». Wikipédia dit : « Il a été proposé pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1979. En 2003, Lovallo et Kahneman ont proposé une définition élargie comme la tendance à sous-estimer le temps, les coûts et les risques des actions futures et en même temps surestimer les avantages des mêmes actes. » Selon cette définition, l'erreur de planification entraîne non seulement des dépassements de temps, mais également des dépassements de coûts et des insuffisances de prestations.

L'erreur de planification est un phénomène dans lequel les prédictions sur le temps nécessaire pour accomplir une tâche future affichent un biais d'optimisme et sous-estiment le temps nécessaire. Ce phénomène se produit parfois indépendamment du fait que l'individu sait que des tâches passées de nature similaire ont pris plus de temps que prévu. Le biais affecte les prédictions uniquement sur ses propres tâches ; lorsque des observateurs extérieurs prédisent les temps d'exécution des tâches, ils ont tendance à présenter un biais pessimiste, en surestimant le temps nécessaire. L'erreur de planification implique des estimations des délais d'exécution des tâches plus optimistes que celles rencontrées dans des projets pareils au passé. ( Planning Fallacy. Wikipedia, Wikimedia Foundation, 11 mai 2022, en.wikipedia.org/wiki/Planning_fallacy ) .

Les chercheurs ont étudié combien de temps les gens pensent qu'il faudra pour accomplir une tâche, et ils sous-estiment massivement le temps que prendra un travail. En tant qu'êtres humains, nous sommes trop optimistes quant à notre capacité à faire à peu près n'importe quoi dans un laps de temps donné. Nos cuisiniers se sont peut-être entraînés à la maison et ont réussi à préparer leur plat dans les 60 minutes autorisées dans l'émission, ou peut-être un peu plus longtemps. Cependant, leur performance est un désastre dans l'émission télévisée - une bonne télévision, mais toujours un échec. Il est courant d'entendre un candidat, lorsqu'il est interrogé, admettre quelque chose comme : « Eh bien, cela a pris plus de temps à la maison, mais c'est parce que certaines choses ont mal tourné. » Pour une raison quelconque, ils croient que tout se passera miraculeusement parfaitement sous des lumières chaudes, dans un studio, avec la pression, en utilisant des équipements et des appareils étranges, et en étant constamment interrompu par l'animateur de l'émission.

Alors, est-ce inévitable que tout prenne plus de temps que prévu ? Peut-être, mais il y a des choses que nous pouvons mettre en place pour minimiser les dommages causés par notre optimisme en matière de planification. Voici quelques actions simples qui vous aideront à rester sur la bonne voie.

• Ne niez pas les preuves passées qui suggèrent que votre calendrier est trop optimiste.
• Acceptez le fait de la vie que ce qui peut mal tourner finira par mal tourner.
• Essayez d'être pessimiste à propos d'une tâche et considérez toutes les choses qui pourraient mal tourner, et créez un plan de secours qui vous aidera à vous remettre sur la bonne voie.
• Divisez la tâche en tâches plus petites et donnez à chacune un bloc de temps. Cela peut mettre en évidence à quel point vos attentes sont irréalistes ; considérez-les comme des mini-échéances. Utilisez une minuterie d'une certaine description pour vous garder sur la bonne voie avec chaque mini-tâche. Si vous commencez à prendre du retard, utilisez le plan de secours.
• Ajoutez 20 à 30 % de temps supplémentaire à votre échéance, même si vous pensez que c'est réaliste.
• Avant de décider d'un calendrier pour un projet, demandez à un ami combien de temps il accorderait pour un projet pareil. Étonnamment, l'erreur de planification et l'excès d'optimisme qui l'accompagne disparaissent lorsque la personne qui évalue le temps requis n'exécute pas réellement la tâche.

Le temps est un ami volage. « Où est passé le temps ? » est un refrain qui courait dans les émissions de cuisine. Une heure semblera comme deux si vous subissez un canal radiculaire. Si vous dégustez un café ou quelques verres avec de bons amis, le temps passera en un éclair. Ne laissez pas l'erreur de planification et le biais d'optimisme vous rendre peu fiable. Acceptez qu'il existe, et vous êtes à mi-chemin pour le surmonter.

Parfois, votre entreprise peut vous déprimer. Vous avez toujours de l'enthousiasme pour ce que vous faites, mais cela ressemble à une mouture. C'est comme si votre entreprise avait besoin d'un nettoyage de printemps. Quelque chose qui vous revitalisera, vous et votre personnel, apportera plus d'affaires et améliorera vos résultats. Voici six choses que vous pourriez envisager de faire alors que nous nous dirigeons vers l'été pour augmenter vos chances de réussite commerciale.

1. Organisez une retraite avec votre équipe de direction, votre personnel, vos mentors, vos conseillers ou toute personne qui vous aide dans votre entreprise. Examinez attentivement où en est votre entreprise et où vous aimeriez qu'elle soit d'ici la fin de l'année. Fixez-vous six objectifs, décomposez-les en objectifs et points d'action, attribuez la responsabilité de chaque point d'action à quelqu'un et joignez un calendrier. Le nombre d'objectifs n'a pas d'importance, mais il ne devrait pas être trop.
2. Adoptez une philosophie d'entreprise moins c'est plus. En tant que propriétaire d'entreprise, vous ne pouvez pas vous concentrer sur tout à la fois, alors décidez de vos priorités et concentrez-vous sur elles.
3. Contactez vos clients et souhaitez-leur du succès. En même temps, fournissez-leur quelque chose qui ajoute de la valeur à ce que vous leur vendez déjà. Cela ne doit pas vous coûter cher ou quoi que ce soit. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez offrir quelque chose qui ajoutera de la valeur à leur entreprise. Cela peut être aussi simple que de leur envoyer des informations utiles sur votre secteur ou sur la manière dont ils peuvent mieux utiliser votre produit ou service. Il pourrait s'agir d'une remise, ou peut-être pourriez-vous commencer à leur envoyer un eMagazine ou un bulletin d'information.
4. À quand remonte la dernière fois que vous avez examiné attentivement vos finances ? Beaucoup d'entre nous sont tellement occupés à travailler « dans » nos entreprises que nous oublions la valeur de travailler « sur » notre entreprise. Prenez rendez-vous avec votre comptable et asseyez-vous avec lui pour examiner vos états financiers les plus récents. Examinez attentivement vos bénéfices bruts et nets ; étudiez surtout vos dépenses et voyez où vous pourriez économiser de l'argent. N'oubliez pas que chaque tranche de 100 $ économisée sur vos coûts et coûts est directement affectée au bénéfice net. Demandez à votre comptable de vous fournir des comptes de gestion trimestriels afin que vous puissiez suivre vos performances financières et agir rapidement lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu.
5. C'est amusant - créez une liste de choses à faire pour votre entreprise. Quels rêves auriez-vous pour votre entreprise s'il n'y avait pas d'obstacles ? Peut-être voulez-vous terminer l'année sans marge de crédit, ou peut-être vous offrir un nouvel ordinateur ou un autre équipement ? Peut-être aimeriez-vous doubler vos effectifs, avoir le courage de licencier quelqu'un ou tenir une conférence de vente au soleil. Peu importe, créez votre liste et vous serez surpris de voir comment les opportunités de cocher certaines d'entre elles apparaîtront soudainement.
6. Enfin, pendant une semaine entière, notez vos activités quotidiennes. Une façon de le faire rapidement est d'utiliser un journal de bord et de noter ce que vous faites actuellement, et une fois que vous passez à autre chose, notez l'heure de début et de fin de cela et de toutes les activités ultérieures. Encore plus simple, utilisez la fonction de mémo vocal de votre téléphone portable pour prendre la note. À la fin de la semaine, analysez chaque activité et décidez laquelle a rapporté de l'argent à votre entreprise et laquelle n'en a pas fait. Le succès consiste à faire plus d'activités qui augmentent les revenus et moins de celles qui ne le font pas - ces dernières coûtent de l'argent à votre entreprise.

Le succès repose en grande partie sur une attitude positive et sur la façon dont vous vous concentrez sur les éléments critiques de votre entreprise. Si vous vous concentrez sur les domaines de votre entreprise qui rapportent de l'argent plutôt que sur ceux qui coûtent de l'argent d'ici la fin de l'année, ce sera comme si vous aviez donné à votre entreprise un tonique - un remontant d'entreprise !

Dans le deuxième article de ce mois-ci, Spring Clean Your Business, le quatrième point, axé sur les finances, déclare : « Beaucoup d'entre nous sont tellement occupés à travailler « dans » nos entreprises que nous oublions la valeur de travailler « sur » notre entreprise. » En tant que propriétaires et hauts dirigeants, nous sommes souvent distraits par des tâches apparemment urgentes mais sans importance dans nos entreprises. Nous nous accrochons aux choses qui nous distraient du travail critique de travailler SUR notre entreprise. L'urgence n'est pas toujours importante. Nous devons nous concentrer sur les choses cruciales et les rendre urgentes pour faire avancer nos objectifs commerciaux et professionnels. Voici quelques idées pour vous aider à travailler SUR votre entreprise.

• Gardez vos objectifs importants bien en évidence afin que vous puissiez les voir tous les jours. Qu'ils incluent un plan d'affaires d'une page incorporant des actions et des stratégies pour atteindre vos objectifs ou votre énoncé de vision d'entreprise, il est essentiel de les garder à l'esprit.
• Prenez l'habitude d'écrire vos intentions hebdomadaires. Que souhaitez-vous accomplir cette semaine ? Comment ces intentions s'intègrent-elles dans votre grand schéma des choses ? Comment sont-ils liés à votre objectif ? À la fin de la semaine, réfléchissez-y en vous demandant quels obstacles vous ont empêché de réaliser vos intentions ? Et comment pouvez-vous éviter ces barrières la semaine prochaine ?
• Explorez en étant intentionnel sur tout ce que vous faites dans votre journée. Lorsque vous êtes sur le point de vous lancer dans une tâche, qu'il s'agisse d'e-mails, d'appels téléphoniques, de réunions, etc., demandez-vous comment chacun contribue au résultat souhaité. Est-ce que cela doit être fait ? Quelqu'un d'autre peut-il s'en charger ? Êtes-vous la meilleure personne pour le faire ? Réfléchir consciemment à la manière dont une action, une activité ou une proposition est liée à votre objectif stratégique vous aide à prendre de bonnes décisions.
• Arrêtez la microgestion ! Soyez clair sur vos attentes et assurez-vous que vos employés ou collègues les comprennent. Mettez en place un processus d'enregistrement, laissez-les faire le travail, assumez la responsabilité et laissez-les s'approprier leur travail. Cela revient à les faire travailler DANS l'entreprise pendant que vous vous concentrez SUR l'entreprise.

L'important est d'entrer dans la routine de travailler SUR votre entreprise ( ou votre carrière ) tous les jours ou au moins une ou deux fois par semaine. Réserver du temps ininterrompu démontre à vos collègues et à votre personnel que c'est une priorité pour vous.

Paul Abra, Coaching Motivé